Dokumentenmanagement mit System

ELO ECM Suite: Die Plattform für Digitalisierung

Vergessen Sie manuelles Dokumentenmanagement. Setzen Sie mit der ELO ECM Suite auf ein digitales und intelligentes Dokumentenmanagementsystem (DMS), um Informationen effizient, schnell und sicher zu verwalten – vollkommen zeit- und ortsunabhängig. Als zertifizierter ELO Business Partner unterstützen wir Sie bei der Einführung der Softwarelösung und der ganzheitlichen Digitalisierung Ihrer Dokumentenverwaltung. Denn die uneingeschränkte Verfügbarkeit von Daten und eine automatisierte Verarbeitung bilden die Basis für Ihren unternehmerischen Erfolg.

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L-mobile infrastructure IT-Systemhaus, digitales Dokumentenmanagement mit der ELO ECM Suite

Effizient, flexibel, sicher: Das Dokumentenmanagementsystem von ELO

Digitale Dokumentenverwaltung leichtgemacht

Die ELO ECM Suite ist die zentrale Plattform zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Als führender Hersteller von Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM) bietet ELO Digital Office GmbH damit eine zuverlässige Lösung für die Prozessautomatisierung, intelligente Datenverarbeitung und das Dokumentenmanagement. Mit dem ELO Dokumentenmanagementsystem sorgen Sie für mehr Effizienz und Sicherheit in allen Abteilungen Ihres Unternehmens. Dokumente werden revisionssicher archiviert. Die lückenlose Versionshistorie und intelligente Suchfunktion steigern die Transparenz. Eine nahtlose Integration in MS Office sowie eine breite Palette an flexibel zu buchbaren Zusatzmodulen für das Vertragsmanagement, Human Ressources, das Rechnungsmanagement oder für das Learning Management runden die Möglichkeiten der Digitalisierungsplattform ab.

Unsere Leistungen

So ermöglichen wir Ihnen ein effizientes Dokumentenmanagement

Mit uns an Ihrer Seite setzen Sie auf einen zertifizierten ELO Business Partner. Wir kümmern uns um eine ganzheitliche Projektumsetzung und -betreuung, stehen Ihnen beratend zur Seite und unterstützen Sie bei der Einführung Ihrer individuellen ELO ECM Suite. Bei einer Zusammenarbeit bieten wir Ihnen folgende Leistungen:

  • Prozessberatung und Projektleitung

    Wir analysieren Ihre IST-Situation in einem gemeinsamen Workshop, um Ihr Digitalisierungsprojekt erfolgreich realisieren zu können. Unsere Experten bieten Ihnen die nötige Beratung und ganzheitliche Begleitung des Projektes.

  • Professionelle Konzepterstellung

    Auf Basis der Ergebnisse dieses Workshops erarbeiten wir ein durchdachtes und detailliertes Konzept zur Einführung des Dokumentenmanagementsystem.

  • Installation und Konfiguration

    Damit Sie die ELO ECM Suite reibungslos nutzen können, sorgen wir für die passende Konfiguration der Software, die Anbindung von Drittsystemen und bereiten alles für die Inbetriebnahme vor.

  • Begleitung beim Go-Live

    Ist der Tag des Go-Live gekommen, sind wir jederzeit an Ihrer Seite und unterstützen Sie bei einer reibungslosen Inbetriebnahme der Software.

  • Schulung Ihrer Key-User

    Wir sorgen mit unseren Key-User Schulungen dafür, dass Ihr Team die ELO ECM Suite schnell, einfach und sicher handhaben kann.

  • Langfristige Kundenbetreuung

    Vertrauen Sie bei Fragen rund um die ELO ECM Suite auf unsere IT-Experten. Wir unterstützen Sie auch nach der Inbetriebnahme mit einem zuverlässigen Support.

Was unsere Kunden sagen

“Wenn man sich mit ELO auskennt bietet die Software unglaublich viele Möglichkeiten. Durch das Zusammenführen von Arbeits- und Archivumgebung kann dank der zentralen Ablage nun kostbare Zeit eingespart werden.“

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Für ein automatisiertes und effizientes Dokumentenmanagement

Basisfunktionen der ELO ECM Suite

Digitalisieren Sie Geschäftsprozesse und etablieren Sie ein effizientes Dokumentenmanagement. Das Dokumentenmanagementsystem von ELO bietet hierfür zahlreiche Funktionen. Klingt spannend? Lassen Sie uns gerne darüber sprechen, wie die ELO ECM Suit Ihre Prozesse automatisiert, sicher und digital gestalten kann.

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Lückenlose Versionierung

Behalten Sie den Überblick über Ihre Dokumente und Daten, indem Sie einzelne Versionsstände jederzeit lückenlos nachvollziehen können.

Individuelles ELO Berechtigungskonzept

Steuern Sie die Zugriffsrechte auf Ihre Daten mit der ELO ECM Suite dokumenten- und nutzerbezogen.

Ganzheitliche Prozessautomatisierung

Automatisieren Sie Ihre Unternehmensprozesse mit der Low-Code-Komponente ELO Flows per individueller Konfiguration.

Transparenter Check-in und Check-out

Bleiben Sie auf dem aktuellen Stand, indem Sie Dokumente transparent in der ELO ECM Suite aus- und einchecken.

Digitale ELO Links

Versenden Sie Dokumente über ELO Links an Ihre Kollegen und entlasten dabei Ihre Mailserver.

Flexibler ELO Workspaces

Schaffen Sie eigene Arbeitsbereiche für interdisziplinäre Teams mit der dynamischen Darstellung Ihrer Daten.

Nach OneDrive auschecken

Arbeiten Sie online im Team an Ihren Dokumenten in Microsoft 365 und legen Sie diese in der ELO ECM Suite ab.

Aussagekräftige ELO Analytics

Visualisieren und analysieren Sie Ihre Unternehmensdaten mit übersichtlichen Grafiken, Dashboards und Diagrammen.

Die Module des Dokumentenmanagementsystems ELO ECM Suite

Die ELO Business Solutions sind standardisierte Lösungs-Apps für unterschiedliche Geschäftsszenarien. Die Module lassen sich direkt einsetzen, können bei Bedarf aber auch individuell angepasst werden.

ELO ContractELO InvoiceELO HR PersonnelELO HR RecruitingELO Public SectorELO KnowledgeELO VisitorELO LearningELO for DATEV
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ELO Contract: Digitales und rechtskonformes Vertragsmanagement

Mit ELO Contract sorgen Sie für eine nachhaltige und zuverlässige Digitalisierung Ihres Vertragsmanagements. Das Modul bietet Funktionen für eine transparente, rechtskonforme und standardisierte Vertragsverwaltung. Von der Anforderung und dem ersten Entwurf bis hin zum Vertragsabschluss und der Archivierung. ELO Contract stellt für jede Phase Best-Practice-Ansätze bereit, so dass Sie von einer einsatzfähigen Softwarelösung profitieren – die sich jederzeit an Ihre individuellen Anforderungen anpassen lässt.

Mit dem ELO Contract Dashboard stehen Ihnen umfassende Optionen für ein transparentes Controlling zur Verfügung. Überwachen Sie laufende Verträge und nehmen Sie verschiedene Auswertungen vor. Eine übersichtliche Kalenderansicht hilft, wichtige Termine und Erinnerungen im Blick zu behalten.

  • Übersichtliches Vertragsmanagement

    Behalten Sie Termine und Fristen stets im Blick mit einem zentralen Dashboard.

  • Schnelle Bearbeitung und Verwaltung

    Verwalten Sie Verträge schnell und einfach entlang des gesamten Lebenszyklus.

  • Individuelles Controlling

    Ein umfassendes Cockpit bietet zahlreiche Optionen für ein aussagekräftiges Controlling.

  • Ganzheitliche Informationsverfügbarkeit

    Nutzen Sie Workflows, um die Zusammenarbeit zwischen Ihren Abteilungen zu fördern.

ELO Invoice: Digitales und schnelles Rechnungsmanagement

Mit ELO Invoice digitalisieren Sie Ihren Rechnungseingang und automatisieren Ihre Buchhaltungsprozesse. Die Lösung beschleunigt Ihr gesamtes Rechnungsmanagement. Eingehende Belege werden automatisch erfasst, erkannt und per Workflow an den richtigen Bearbeiter weitergeleitet. Nach der Prüfung und Freigabe folgt die Verarbeitung und Buchung der Rechnung. Zeitaufwändige manuelle Prozesse? Gibt es nicht mehr.

Dank eines übersichtlichen Cockpits behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Rechnungen – und steuern den Zugriff auf das Controlling mit der passenden Zugriffsberechtigung. Ein Frühwarnsystem erleichtert die Einhaltung von Fälligkeiten und Fristen. Individuell konfigurierbare Freigabeformulare vereinfachen die Rechnungsfreigabe. Darüber hinaus kann das Modul ELO DocXtractor bei der Klassifizierung eingehender Rechnungen und durch einen Datenabgleich mit Ihrem ERP-System unterstützen. Egal ob SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV Rechnungswesen oder weitere Systeme: Eine automatisierte Bearbeitung eingehender Rechnungen war noch nie so einfach.

  • Übersichtliches Rechnungsmanagement

    Vom Rechnungseingang bis zur Buchung und anschließendem Controlling.

  • Schnelle Bearbeitung und transparente Verwaltung

    Automatisierte Prozesse beschleunigen die Rechnungsverarbeitung.

  • Transparentes Rechnungscontrolling

    Überwachen Sie Fristen und sorgen Sie für einen strukturierten Freigabeprozess.

  • Nahtlose Integration aller gängigen ERP-Systeme

    Profitieren Sie vom lückenlosen Zusammenspiel der ELO ECM Suite und Ihrem ERP-System.

  • Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen

    ELO Invoice unterstützt elektronische Rechnungsformate und wird laufend weiterentwickelt.

ELO HR Personnel File: Die digitale Personalakte

Automatisieren Sie die Verwaltung und Steuerung Ihrer Personaldaten mit der ELO HR Personnel File. Das Modul fungiert als digitale Personalakte und wurde speziell für die Aufgaben innerhalb der Personalabteilung entwickelt. Sämtliche Dokumente zu einer Person sind an einem zentralen Ort vereint. Bewerbungsunterlagen, E-Mails, Zeugnisse oder Urlaubsanträge. Alles wird strukturiert und gemäß den gesetzlichen Vorgaben in der ELO HR Personnel File aufbewahrt.

Der Schutz personenbezogener Daten ist ein zentraler Faktor im Personalmanagement. Mit Hilfe eines nutzerabhängigen Berechtigungskonzepts werden die EU-DSGVO-Anforderungen in ELO HR Personnel File sicher erfüllt. Automatische Erinnerungs- und Löschfunktionen erleichtern die tägliche Arbeit. Formularbasierte Workflows vereinfachen Freigaben und verkürzen Bearbeitzungszeiten. Darüber hinaus können personalbezogene Standards in bestehende Prozesse integriert werden.

  • Sichere Datenerfassung und -verwaltung

    Mitarbeiterdaten sind vor unberechtigtem Zugriff geschützt und EU-DSGVO-Anforderungen erfüllt.

  • Automatische Fristen- und Terminkontrolle

    Ein integrierter Kalender und automatische Benachrichtigungen erleichtern die Arbeit.

  • Individuelle Dashboards

    Behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Personaldokumente.

  • Transparenz für Mitarbeiter

    Self-Service-Funktionen ermöglichen den Einblick in die eigene digitale Personalakte.

ELO HR Recruiting: Digitales und lückenloses Bewerbermanagement

Mit ELO HR Recruiting digitalisieren Sie Ihr Bewerbermanagement ganzheitlich. Der gesamte Bewerbungszyklus wird transparent und effizient verwaltet. Melden Sie aktuellen Personalbedarf schnell und einfach. Nehmen Sie Bewerbungen digital entgegen und übermitteln Sie Informationen zu Bewerbern komfortabel in ELO HR PersonnelFile oder in Ihr führendes HR-System.

Dank des integrierten Job-Portals können Sie Stellen per Knopfdruck ausschreiben und bei Bedarf auf der eigenen Unternehmenswebsite einbinden. Checklisten und individuell konfigurierbare Erinnerungsfunktionen erleichtern den berechtigten Nutzern dann den Überblick über aktuelle Bewerbungsprozesse. Der gesamte Bewerbungsprozess wird optimiert, Zeit- und Kostenaufwände gesenkt.

  • Digitalisierter Bewerberprozess

    Von der Bedarfsmeldung bis zum Onboarding werden alle Prozessschritte digital durchgeführt.

  • Integration in bestehende HR-Systeme

    Das lückenlose Zusammenspiel von ELO HR Recruiting und Ihrem HR-System erleichtert Ihre Arbeit.

  • Umfangreiches Ratingsystem

    Nutzen Sie das Modul für einen systematischen Bewerberabgleich.

  • Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben

    Datenschutz und -sicherheit Ihrer Personaldaten sind jederzeit gewährleistet.

  • Transparentes Recruiting-Board

    Behalten Sie jederzeit den Überblick über laufende Bewerbungsprozesse.

ELO Public Sector: Die E-Akte für die öffentliche Verwaltung

Mit ELO Public Sector automatisieren Sie Ihre Aktenverwaltung und sorgen für einen abteilungs- und standortübergreifenden Dokumentenzugriff. Das Modul ist speziell für die Bedürfnisse öffentlicher Behörden entwickelt worden und dient als elektronische Akte. Mit Ihr können Sie sämtliche Schriftgutobjekte und Vorgänge zentral ablegen und verwalten. Über vorkonfigurierte elektronische Geschäftsgänge werden Objekte dann mit Hilfe der ELO Vorgangsbearbeitung gemäß den fachlichen und funktionalen Anforderungen weitergegeben.

Auch der mobile Zugriff auf Dokumente ist gewährleistet. Nutzen Sie Freigabeprozesse über Smartphones oder Tablets und steuern Sie Geschäftsgänge und Aufgaben bequem von unterwegs. Speziell abgesicherte Übertragungsprotokolle und ein Passwortschutz gewährleisten dabei jederzeit den nötigen Schutz von vertraulichen Daten. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept sorgt außerdem für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen rund um Datenschutz und -sicherheit. Die elektronische Akte erfüllt entsprechend die gesetzlichen Rahmenbedingungen des E-Government-Gesetzes (EGovG) und der EU-DSGVO.

  • Automatisierte Prozesse in der Verwaltungsarbeit

    Optimieren Sie Ihre Verwaltungsarbeit durch digitale Arbeitsabläufe und der Verzahnung mit Ihrem E-Mail-Management.

  • Rechtskonforme Verwaltung

    Benutzergruppen und Rollenfunktionen sorgen für die Erfüllung von Datenschutzrichtlinien.

  • Nahtlose Anbindung von Drittsystemen

    Integrieren Sie die elektronische Akte in bestehende Systeme.

  • Mobile Verwaltungsarbeit

    Nutzen Sie den mobilen Datenzugriff für komfortables Arbeiten.

  • Organisationsübergreifende Verwaltung

    Der zentrale Zugriff auf Dokumente und Akten erhöht Ihre Auskunftsfähigkeit.

ELO Knowledge: Digitales Wissensmanagement

Schaffen Sie mit ELO Knowledge eine Informations- und Wissensplattform, um Wissen innerhalb Ihres Unternehmens effizient zu teilen. Das Modul bündelt alle geschäftsrelevanten Daten an einem zentralen Ort. Leistungsfähige Schnittstellen wirken Datensilos entgegen und sorgen für abteilungsübergreifende Transparenz. So können Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit auf die Informationen zugreifen, die Sie für die tägliche Arbeit benötigen.

Etablieren Sie eine motivierte und produktive Community, in der sich Mitarbeiter gegenseitig unterstützen, ihr Wissen teilen und Ideen gemeinsam vorantreiben. ELO Knowledge vereint dafür Diskussionsforen, Q&A-Systeme, eine Knowledge-Base und ein Ideenmanagement an einem zentralen Ort. Das erleichtert es Ihrem Team, das Know-how jedes einzelnen Mitarbeiters effizient zu nutzen. Das Ziel: Gemeinsam schneller Lösungen finden und die Produktivität Ihres Unternehmens nachhaltig steigern.

  • Integriertes Ideenmanagement

    Gemeinsam werden Ideen und Innovationen vorangetrieben.

  • Einfacher Informationsaustausch

    Ermöglichen Sie Ihrem Team eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

  • Ausgefeiltes Belohnungssystem

    Vergeben Sie Auszeichnungen an besonders aktive Teamkollegen.

  • Direktes Feedback

    Nutzen Sie die Plattform für Fragen und hilfreiche Lösungsvorschläge.

  • Schnelle Informationsverfügbarkeit

    Wissen wird zentral gespeichert und ist jederzeit abrufbar.

ELO Visitor: Das digitale Besuchermanagement

Mit ELO Visitor realisieren Sie ein digitales und professionelles Besuchermanagement – denn der erste Eindruck zählt. Beeindrucken Sie Besucher bereits am Empfang und behalten Sie Überblick über ein- und ausgehende Gäste. Das Modul bietet zahlreiche Funktionen, um den gesamten Besuchsprozess digital zu begleiten. Von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Verabschiedung. Planen und erfassen Sie Besucherinformationen digital. Führen Sie statistische Auswertungen mit Hilfe eines praktischen Cockpits durch. Und archivieren Sie Besucherdaten sicher gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

ELO Visitor schafft Transparenz für Besuche. Alle Informationen zu geplanten Terminen und den Besuchern selbst stehen mit wenigen Klicks zur Verfügung. Darüber hinaus hinterlassen individuelle Besucherausweise und personalisierte Willkommensbildschirme einen positiven und bleibenden Eindruck bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern.

  • Übersichtliche Besucherverwaltung

    Behalten Sie den Überblick über alle aktuellen und kommenden Gäste.

  • Individuelle Besucherausweise

    Nutzen Sie einfache Vorlagen oder passen Sie diese individuell an.

  • Controlling und Auswertungsoptionen

    Analysieren Sie Ihr Besuchermanagement.

  • Personalisierte Willkommensbildschirme

    Sorgen Sie für einen professionellen ersten Eindruck.

ELO Learning: Digitales Weiterbildungsmanagement

Nutzen Sie mit ELO Learning ein modernes Learning-Management-System, um die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter digital und effizient zu verwalten. Das Modul vereint digitale Lernplattform und Kursverwaltung. So lassen sich Lerninhalte automatisiert und nutzerfreundlich organisieren, durchführen und auswerten. Legen Sie E-Learning-Kurse oder Präsenzschulungen an. Kombinieren Sie verschiedene Kursformate zu einem individuellen Lernpfad – und veröffentlichen Sie diese im integrierten Lernportal von ELO Learning.

Mit ELO Learning können sich Ihre Mitarbeiter einfach zu einem Kurs anmelden. Oder werden von Ihnen zum passenden Kurs hinzugefügt. Teilnehmer behalten im Lernportal den Überblick über absolvierte Kurse und den eigenen Lernfortschritt. Teilnahmebestätigungen und Zertifikate können nach der Kursteilnahme automatisiert erstellt werden. Ein besonderes Highlight: Verknüpfen Sie ELO Learning mit dem Modul ELO Knowledge und bieten Sie Ihrem Team die Möglichkeit zu einem interaktiven Austausch und gemeinsamen Lernerfolgen.

  • Transparente und übersichtliche Kursverwaltung

    Erstellen und verwalten Sie verschiedene Kursformate.

  • Intuitiv bedienbares Lernportal

    Die einfache Benutzeroberfläche erleichtert das Arbeiten.

  • Transparente Qualifizierungsprozesse

    Individuelle Lernpfade fördern die Weiterbildung im Team.

  • Motivierende Social-Learning-Elemente

    Fördern Sie die aktive Teilnahme Ihrer Mitarbeiter.

ELO for DATEV : Erfolgreiches Zusammenspiel der ELO ECM Suite und dem DATEV Rechnungswesen

Sparen Sie Zeit und Verwaltungskosten mit dem Softwarepaket ELO for DATEV. Damit hat ELO als DATEV-Marktplatz Premium Partner eine Lösung entwickelt, mit der Sie eingehende Belege digital prüfen, freigeben und anschließend nahtlos im DATEV Rechnungswesen archivieren. Die nahtlose Anbindung an Ihre Buchhaltungssoftware sorgt für durchgängig digitale Unternehmensprozesse. Das Softwarepaket ELO for DATEV besteht aus drei Elementen, die sich um die Belegerkennung, den Workflow und die Übergabe an DATEV kümmern:

  • Belegerkennung mit ELO DocXtractor for DATEV

    Belege werden mit moderner KI-Technologie automatisch klassifiziert und passenden Freigabeprozessen zugeordnet.

  • Belegworkflow mit ELO Accounting for DATEV

    Neben der Erfassung und Prüfung der Belege können u. a. automatische Buchungsvorschläge für die Buchhaltungssoftware erstellt werden.

  • Übergabe mit der ELO Integration for DATEV

    Über eine Schnittstelle werden Buchungsvorschläge für DATEV bereitgestellt und die nötigen Stammdaten im Prüfprozess validiert.

Kostenlose Demo der ELO ECM Suite

Dokumentenmanagement mit System: So gelingt es in der Praxis

  • Überblick der wichtigsten Funktionen

    Lernen Sie die Lösung ELO ECM Suite und die Business Solution ELO Invoice – das digitale Rechnungsmanagement – kennen und wie diese die täglichen Arbeitsabläufe erleichtern.

  • Beispiele aus der Praxis

    Wir zeigen Ihnen, wie eine gemeinsame Projektumsetzung aussehen kann und welchen Mehrwert Ihnen ein Dokumentenmanagementsystem bieten kann.

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Mehr Transparenz, weniger Fehler

Ihre Vorteile mit dem Dokumentenmanagementsystem ELO ECM Suite

Sichere Archivierung

Bewahren Sie Unternehmensdaten wie Verträge oder Bewerbungsunterlagen rechtskonform auf. Zugriffskontrollen und ein Berechtigungssystem sorgen für zusätzlichen Schutz.

Transparentes Dokumentenmanagement

Organisieren Sie Dokumente und Unternehmensinformationen effizient und zentral auf einer einzigen Plattform. So sind die Daten jederzeit für alle Mitarbeiter zugänglich, die diese benötigen.

Automatisierte Prozesse

Die ELO ECM Suite bietet vielzählige Möglichkeiten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Damit sorgen Sie für mehr Effizienz und Transparenz im Unternehmensalltag.

Schnelle Datenanalysen

Individuelle Dashboards erleichtern die Visualisierung und Auswertung von Unternehmensdaten. So behalten Sie stets alle wichtigen Informationen im Blick.

Lückenlose Zusammenarbeit

Arbeiten Sie gemeinsam im Team an Dokumenten, bringen Sie Ideen voran und teilen Sie Ihr Wissen miteinander mit den vielfältigen Möglichkeiten der ELO ECM Suite.

Automatische Versionierung

Nutzen Sie die integrierte Versionsverwaltung für eine lückenlose Dokumentenhistorie. Im Zusammenspiel mit dem Aus- und Einchecken von Dokumenten behalten Sie Änderungen stets im Blick.

FAQ – Häufig gestellte Fragen rund um das Thema Dokumentenmanagement

Das Ziel des Dokumentenmanagements ist es, den Zugriff auf Dokumente zu erleichtern, ihre Vertraulichkeit und Integrität zu gewährleisten sowie die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu verbessern. Mit einer Software, einem sogenannten Dokumentenmanagementsystem (DMS), soll die Erreichung dieses Ziels erleichtert werden. Dafür werden elektronische Dokumente über eine Datenbank verwaltet.

Ein Dokumentenmanagementsystem umfasst die Erfassung, Bearbeitung, Speicherung, Archivierung, Verwaltung und Verfolgung elektronischer Dokumente und Dateien, beispielsweise Rechnungen, Verträge und E-Mails. Auch die Digitalisierung von Dokumenten aus Papier zählt zum Funktionsumfang.

Die primäre Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist die digitale, revisionssichere und zentrale Archivierung und Verwaltung aller elektronischen Dokumente.

Ein gutes Dokumentenmanagement vereinfacht die Prozesse im gesamten Unternehmen. Die Abteilungen, die jedoch am meisten von einem DMS profitieren und in denen es am häufigsten eingesetzt wird, sind Marketing/Vertrieb, Personalwesen, Rechnungswesen und Support.

Digitales Archiv: Eine der Hauptfunktion ist das Verwalten von digitalen Dokumenten. Dazu gehören auch eingescannte Dokumente wie Rechnungen oder Verträge. Teilweise kann ein digitales Archiv ein Papierarchiv ersetzen und erspart das mühsame und platzraubende lagern von Ordnern. Um seine digitalen Dokumente schnell und zuverlässig wiederzufinden sind zwei Funktionen besonders hilfreich. Zum einen eine sinnvolle Beschlagwortung, zum anderen das Scannen von Dokumenten mittels OCR. Dadurch wird der Text von gescannten Dokumenten für die Software lesbar und durchsuchbar.

Zugriff & Verfügbarkeit: In vielen Fällen hilft es, auch von unterwegs Zugriff auf Dokumente innerhalb eines DMS zu haben. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Entweder man arbeitet über einen Terminal-Server und erhält so die gewünschten Informationen. Oder es steht eine App oder Web-Variante für mobiles Arbeiten zur Verfügung. Falls es bei Ihnen Szenarien gibt, die einen mobilen Zugriff erfordern, sind Funktionen wie diese unerlässlich.

Zusammenarbeit & Workflows: Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems ist es möglich, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Hierbei wird gewährleistet, dass man stets an der aktuellen Version arbeitet. Außerdem bieten viele Programme die Möglichkeit Ansichten benutzerspezifisch einzustellen. Man sieht also nur die Daten, die man benötigt und kann sich voll auf seine Arbeit konzentrieren. In der Software hinterlegte Workflows helfen bei der Zusammenarbeit. Man kann Dokumente freigeben, revisionieren, weiterleiten oder sperren.

Revisionen: Das Erstellen von Revisionen ist für ein DMS unerlässlich. Dabei wird sichergestellt, dass das Originaldokument unverändert bleibt. Für jede (maßgebliche) Änderung wird eine neue Version des Dokuments erstellt. Zusätzlich sollte die Möglichkeit bestehen, Kommentare zu einzelnen Revisionen zu schreiben, um Änderungen zu dokumentieren.

Automatisieren von Prozessen: Durch die oben beschriebenen Funktionen ist es bereits möglich Prozesse, wie z. B. Dokumentfreigaben, zu automatisieren. Ein DMS kann darüber hinaus auch in andere Unternehmensprozesse eingebunden werden. Beispiele hierfür sind die Verwaltung von technischen Informationen (Strukturen) im Engineering oder die Dokumentenverwaltung in CRM- oder ERP-Systemen. Dadurch hilft ein DMS nicht nur bei der Digitalisierung, sondern auch bei der Automatisierung von Unternehmensprozessen. Es entstehen effiziente Arbeitsabläufe und die Wertschöpfung von Projekten steigert sich.

Durch ein DMS lassen sich digitale Dokumente stets zuverlässig und schnell finden. Die Anzahl unnötiger Ausdrucke wird reduziert. Durch die Einsparungen der Kosten von Papier, Patronen, Kartuschen, Drucker und vor allem des benötigten Zeitaufwands amortisiert sich ein Dokumentenmanagementsystem schnell.

Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems sind ein verbesserter Service und eine verbesserte Kommunikation, sowohl zwischen den Mitarbeitern als auch mit den Kunden. Des Weiteren ist dank eines DMS eine verbesserte Vorgangsbearbeitung möglich. Das minimiert Fehler, beschleunigt und automatisiert Arbeitsprozesse, sorgt für maximale Sicherheit und reduziert Kosten.

Einfach ausgedrückt, hat ein Enterprise Content Management (ECM) die Aufgabe, den Dokumentenfluss im Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren. Dazu gehören Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung der Dokumente, bis hin zur digitalen Signatur.

Während ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für eine effiziente Verwaltung und Archivierung von (digitalen) Schriftstücken sorgt, wird mit einem Enterprise Content Management (ECM) der gesamte Unternehmens-Content verwaltet. Auch Medienformate wie Videos oder Audiodateien fallen darunter.

Ein Enterprise Content Management ist ein zentrales System mit einheitlichen Workflows. Durch diese schaffen Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb des Unternehmens. Dokumente können in wenigen Sekunden gefunden werden. Außerdem wird die Zusammenarbeit mit einem Enterprise Content Management System verbessert.

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