Digitales Archiv: Eine der Hauptfunktion ist das Verwalten von digitalen Dokumenten. Dazu gehören auch eingescannte Dokumente wie Rechnungen oder Verträge. Teilweise kann ein digitales Archiv ein Papierarchiv ersetzen und erspart das mühsame und platzraubende lagern von Ordnern. Um seine digitalen Dokumente schnell und zuverlässig wiederzufinden sind zwei Funktionen besonders hilfreich. Zum einen eine sinnvolle Beschlagwortung, zum anderen das Scannen von Dokumenten mittels OCR. Dadurch wird der Text von gescannten Dokumenten für die Software lesbar und durchsuchbar.
Zugriff & Verfügbarkeit: In vielen Fällen hilft es, auch von unterwegs Zugriff auf Dokumente innerhalb eines DMS zu haben. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Entweder man arbeitet über einen Terminal-Server und erhält so die gewünschten Informationen. Oder es steht eine App oder Web-Variante für mobiles Arbeiten zur Verfügung. Falls es bei Ihnen Szenarien gibt, die einen mobilen Zugriff erfordern, sind Funktionen wie diese unerlässlich.
Zusammenarbeit & Workflows: Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems ist es möglich, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Hierbei wird gewährleistet, dass man stets an der aktuellen Version arbeitet. Außerdem bieten viele Programme die Möglichkeit Ansichten benutzerspezifisch einzustellen. Man sieht also nur die Daten, die man benötigt und kann sich voll auf seine Arbeit konzentrieren. In der Software hinterlegte Workflows helfen bei der Zusammenarbeit. Man kann Dokumente freigeben, revisionieren, weiterleiten oder sperren.
Revisionen: Das Erstellen von Revisionen ist für ein DMS unerlässlich. Dabei wird sichergestellt, dass das Originaldokument unverändert bleibt. Für jede (maßgebliche) Änderung wird eine neue Version des Dokuments erstellt. Zusätzlich sollte die Möglichkeit bestehen, Kommentare zu einzelnen Revisionen zu schreiben, um Änderungen zu dokumentieren.
Automatisieren von Prozessen: Durch die oben beschriebenen Funktionen ist es bereits möglich Prozesse, wie z. B. Dokumentfreigaben, zu automatisieren. Ein DMS kann darüber hinaus auch in andere Unternehmensprozesse eingebunden werden. Beispiele hierfür sind die Verwaltung von technischen Informationen (Strukturen) im Engineering oder die Dokumentenverwaltung in CRM- oder ERP-Systemen. Dadurch hilft ein DMS nicht nur bei der Digitalisierung, sondern auch bei der Automatisierung von Unternehmensprozessen. Es entstehen effiziente Arbeitsabläufe und die Wertschöpfung von Projekten steigert sich.
